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Preparando seu Documento
Introdução
O formato de arquivos PDF (Portable Document Format) é cada vez mais utilizado, principalmente por sua característica de evitar que um documento seja alterado. Assim, trata-se de um formato excelente para a distribuição de livros eletrônicos (e-books), para a geração de vias eletrônicas de documentos, para a criação de manuais, entre outros. Neste tutorial, você aprenderá a converter rapidamente arquivos de diversos tipos em PDF. Caso queira mais detalhes sobre esse formato, clique aqui.
O que pode ser transformado em PDF
Praticamente todos os arquivos que podem ser impressos, podem ter uma versão em PDF. Assim, um PDF pode ser um documento do Word ou do Excel, um arquivo em TXT, uma página da internet, entre outros. Isso deixa claro que você não precisa usar um programa específico de edição de PDFs para criar um.
Isso é possível porque os programas que convertem arquivos em PDF geralmente se instalam no sistema como sendo uma impressora virtual. É por isso que o parágrafo acima menciona que qualquer arquivo imprimível pode ser transformado em PDF. Graças a esse modo de funcionamento, uma infinidade de formatos de arquivos podem ser convertidos.
Quando você envia um arquivo para ser impresso, o computador gera um arquivo especial que, para a impressora, serve como uma "fotografia" do documento. A impressora virtual do gerador de PDF "pega" essa "fotografia" e a imprime, só que no formato PDF. Caso queira mais detalhes sobre isso, leia este artigo.
Software para geração de PDF
O software mais conhecido para a geração e a manipulação de arquivos em PDF é o Adobe Acrobat. É necessário ter cuidado para não confundi-lo com o Adobe Reader, que é simplesmente um leitor gratuito de PDFs, ou seja, é um programa que não gera arquivos nesse formato, somente os lê.
O problema do Acrobat é seu preço. Pode sair em conta para empresas médias e grandes, devido aos recursos generosos que oferece, mas para o usuário doméstico ou para empresas de porte pequeno, a aquisição de licenças pode ser um gasto inviável. Além disso, pelo menos até o fechamento desse tutorial, o Acrobat somente estava disponível para os sistemas operacionais Windows e Mac OS X.
Felizmente, existem programas gratuitos e de qualidade aceitável para a geração de PDFs. Há versões para praticamente todos os sistemas operacionais. Ainda, existem softwares que já possuem um gerador de PDFs integrado (nestes caso, a geração do PDF geralmente é feita pelas opções Salvar/Salvar como), como é o caso do pacote OpenOffice.org (no Brasil, chamado de BrOffice.org ). Você pode procurar por um gerador de PDFs para o seu sistema em sites de downloads, como o Super Downloads e o Sourceforge.
Para este tutorial, vamos usar o programa PDFCreator, que pode ser obtido em sua página oficial. Esse é um software de código aberto, gratuito e compatível com praticamente todas as versões do Windows desde a edição 95. É importante frisar que você pode usar outros programas, pois provavelmente o funcionamento será igual ou semelhante, isto é, a conversão será feita através de uma impressora virtual. Isso ocorre porque a maioria dos conversores de PDF funcionam dessa maneira.
Após instalar o programa (o procedimento de instalação não é explicado aqui por ser trivial), ele adicionará a impressora virtual no Windows, como mostra a imagem abaixo. Para acessar a tela abaixo em seu computador, basta ir ao Painel de Controle e clicar em Impressoras e aparelhos de fax (ou equivalente):
Gerando o PDF
Como já foi dito, praticamente qualquer arquivo que pode ser impresso, pode ser convertido em PDF. Assim, para este tutorial, vamos usar uma matéria do Blog InfoWester. A página em questão se encontra aqui, mas você pode usar qualquer arquivo em seu computador, se preferir.
Conforme mostra a imagem abaixo, a página foi aberta no navegador Mozilla Firefox para Windows e, nele, selecionamos o recurso de impressão:
No momento de escolher o dispositivo de impressão, repare que você pode optar entre uma ou mais impressoras verdadeiras previamente instaladas e a impressora virtual do PDFCreator. É esta última que vamos escolher:
Repare que, após escolher a impressora, se o botão Propriedades (mostrado acima) for acionado e, em seguida, o botão Avançado, é possível fazer configurações no PDFCreator. As opções de configuração variam conforme o programa escolhido. No caso do PDFCreator, as configurações disponíveis são as mostradas abaixo:
Definida as configurações, vamos à impressão, ou melhor, ao processo de criação do arquivo em PDF. Para isso, basta clicar no botão Ok da janela mostrada na primeira figura deste tópico. O programa vai pedir para você escolher um nome e um local para salvar o PDF e, na mesma janela, você pode inserir informações adicionais. Note que, ainda nessa tela, você pode acessar uma série de opções de configuração através do botão Options. Todavia, é importante frisar que essa é uma particularidade do PDFCreator.
Quando tudo estiver pronto para o arquivo em PDF ser criado, clique em Save, e o processo de geração começará e demorará alguns instantes. Em alguns softwares, o arquivo em PDF abre automaticamente após a sua geração (desde que você tenha instalado algum programa que leia PDFs, como o Adobe Reader). Se isso não acontecer, basta você ir no diretório no qual o arquivo foi salvo e abrir o arquivo manualmente. A imagem abaixo mostra o PDF feito. Conforme indica a barra de título, seu nome é ba_infowester.pdf: Clique aqui, caso queira visualizá-lo.
Criando PDF com o Google Docs
E se você estiver utilizando um computador público e precisar urgentemente criar um arquivo em PDF? O que fazer, caso você não possa instalar um programa apropriado para esse fim? Felizmente, a internet conta com vários serviços que oferecem a opção de salvar conteúdo no formato PDF. Um deles é o Google Docs, serviço oferecido pelo Google que permite o uso de um editor de textos, de um editor de planilhas e de um gerador de apresentação de slides através da internet. O Google Docs permite criar e abrir arquivos de diversos tipos, entre eles, formatos do Microsoft Office, arquivos em ODF, HTML, TXT, entre outros.
Além de trabalhar com esses formatos, o Google Docs também permite salvá-los como PDF, como mostra a imagem anterior. Assim, se você tiver um documento do Word, por exemplo, pode abrí-lo com o Google Docs e, depois disso, exportá-lo no formato PDF. Note que, para utilizar o Google Docs, é necessário ter uma conta no Google. Se você utiliza o Gmail ou o Orkut, por exemplo, basta utilizar o login desses serviços.
Finalizando
Neste artigo, você viu como gerar PDFs rapidamente. Esses arquivos ainda poderão ser editados. Você pode, por exemplo, excluir uma palavra ou adicionar uma marca d'água. Mas, para isso, é necessário verificar se seu gerador de PDFs conta com tais recursos. O Adobe Acrobat é o mais avançado neste aspecto. Nele, você pode até mesmo adicionar vídeos ao PDF. Quando você gerar um arquivo nesse formato, explore as opções que seu programa gerador oferece. Em muitos, é possível incorporar fontes, diminuir a qualidade do arquivo para deixá-lo menor, adicionar senhas, impedir a impressão, enfim. Esperamos que você faça bom uso do formato PDF!
Escrito por Emerson Alecrim - Publicado em 08/02/2005 - Atualizado em 22/09/2007 fonte: infowester
Cuidados com o nome do arquivo
Os nomes de arquivos no sistema Fbes dever conter apenas caracteres alfanuméricos. Ou seja, não devem conter caracteres acentuados, espaços, ou quaisquer outros caracteres estranhos.
Exemplos de nomes corretos
programa_financeiro_economia_solidaria.pdf
atlas_solidario.pdf
proposta_inclusao_digital.pdf
Exemplo de nome incorreto
Notícias do Fórum Estadual de Economia Solidária.pdf
Importante
Outro problema é que o sistema Fbes NÃO VERIFICA se existe um arquivo com o mesmo nome no acervo. Logo, quanto mais detalhado o nome de seu documento, melhor, pois este terá maior chance de ser único. É altamente recomendável, antes de inserir um documento no acervo, verificar se já não existe um documento com o mesmo nome que o arquivo que você prentede inserir. Para efetuar essa verificação, basta escolher a opção pesquisar, ao adicionar um documento, conforme mostrado abaixo:
O sistema também não diferencia letras maiúsculas de minúsculas. Logo, economiaSOLIDARIA.pdf é igual a economiasolidaria.pdf
Como adicionar documentos
Existem 3 formas de carregar um documento para o acervo do Fbes:
- Através de um documento existente em seu computador;
- Ou através de um documento existente em outro servidor;
- Criar um link de um documento de outro servidor;
Adicionar um documento existente em seu computador
A primeira delas é através de um documento existente no seu computador. Para enviar um documento texto do seu computador é necessário que este esteja no formato pdf. Para isto:
- Escolha a opção "Carregar arquivo do seu computador";
- Clique em Seguinte, conforme mostrado na figura abaixo:
- Na próxima tela, clique em arquivo e escolha o arquivo o qual deseja inserir no acervo;
- Clique em Enviar, conforme mostrado abaixo:
- Aguarde o documento ser enviado ao sistema;
- O próximo passo é inserir algumas informações sobre o documento enviado:
Título: Insira aqui um título do documento; Categoria: Escolha uma categoria dentre as existentes a qual o documento se relacione; Data: Data e hora de inserção do documento; Miniatura: Caso exista uma imagem de miniatura do documento, escolha aqui; Website: Caso exista, insira uma url que se relacione de alguma forma com o documento (Não se esqueça de verificar se a url começa com http://); Descrição: Uma breve descrição do documento inserido.
- Caso esteja tudo certo, clique em
para concretizar q inserção do documento;
- Caso mude de idéia e queira cancelar o procedimento, clique em
;
Adicionar um documento existente em outro servidor
Desta forma, será enviado para o acervo do Fbes um documento existente em outro servidor qualquer. Para isto:
- Escolha a opção "Transferir um arquivo de outro servidor";
- Clique em Seguinte;
- Na tela "Carregar Documento", conforme mostrado abaixo, na opção "URL Remoto", insira o endereço URL do documento existente no outro servidor;
- Na opção "Nome Local" digite o nome que o documento terá ao ser armazenado no arcevo do Fbes;
- Em seguida clique em transferir;
Linkar um arquivo de outro servidor
Linkar um arquivo de outro servidor não irá transferi-lo para o servidor do Fbes. O documento continuará armazenado no servidor de origem, e no servidor do Fbes terá apenas o endereço original do documento. Se este for modificado em seu endereço de origem, o sistema do Fbes irá acessar o arquivo com suas modificações. Para isto:
- Escolha a opção "Linkar um arquivo de outro servidor";
- Em "URL Remoto" digite o endereço URL do documento (não se esquecendo de incluir http://) conforme a figura abaixo:
- Clique na opção "Link";
- O próximo passo, é inserir algumas informações sobre o link do documento. Na aba Documento você encontra:
Título: Insira aqui um título do documento; Categoria: Escolha uma categoria dentre as existentes a qual o documento se relacione; Data: Data e hora de inserção do documento; Miniatura: Caso exista uma imagem de miniatura do documento, escolha aqui; URL do Documento: O endereço url do documento (Não se esqueça de verificar se a url começa com http://); Website: Caso exista, insira uma url que se relacione de alguma forma com o documento (Não se esqueça de
verificar se a url começa com http://); Descrição: Uma breve descrição do documento inserido.
- Embaixo do campo descrição você encontra as opções:
Insert Image: Ao selecionar esta opção será inserido no campo texto uma imagem que é representada por {mosimage}.
Esta imagem será exibida de acordo
com a seleção das imagens na aba IMAGES.
Insert Page Break: Quebra de página. Esta opção é utilizada quando for necessário dar sequência à notícia em uma nova pagina.
- Na aba Permissões você encontra:
Acessos: Determina quem pode efetuar o download e ver o documento. Todos - qualquer um pode acessar o documento. Todos os
usuários registrados - permite que apenas os usuários registrados possam acessar o documento. Pode ser associado ao documento
um único usuário registrado atravez da seleção de um nome em Usuários; só esse usuário terá acesso ao documento. Pode ser associado ao
documento um grupo de usuários registrados atravez da seleção de um nome de grupo em Grupos; só os membros desse grupo terão
acesso ao documento. Responsável: Determina quem pode editar ou alterar o documento. Quando um usuário, ou membro de um grupo, é Responsável de um
documento isso significa que eles podem usar as funções de gestão de documentos: editar, atualizar, mover, revisar/aprovar e
apagar.
- Na aba Licença você encontra:
Tipo de Licença: Escolha o tipo de licença o qual o documento possui. Existem duas opções:
Sem licença - este documento não possui licença alguma, logo, permite que as pessoas copiem, distribuam e executem a
sua obra sem qualquer restrição.
Creative Commons - "Uso Não Comercial": você permite que outras pessoas copiem, distribuam e executem sua obra – e
as obras derivadas criadas a partir dela – mas somente para fins não comerciais. A opção "Compartilhamento pela mesma Licença"
permite que outras pessoas distribuam obras derivadas somente sob uma licença idêntica à licença que rege sua obra. Mais
informações em: Creative Commons.
Mostrar Termo/Licença ao visualizar - Com esta opção marcada, será mostrada a licença Creative Commons quando o documento for visualizado.
- A aba Detalhes é um pouco mais avançada. Nela você encontra as opções de inserir um Checksum do documento (Obs.: Caso você não saiba
o que é isso, ignore esta opção):
CRC Checksum - Insira o CRC Checksum do documento;
MD5 Checksum - Insira o MD5 Checksum do documento;
- Caso esteja tudo certo, clique em para concretizar q inserção do link do documento;
- Caso mude de idéia e queira cancelar o procedimento, clique em ;
Linkar um vídeo do youtube
Para linkar um vídeo do youtube no sistema Fbes siga os passos mostrados neste >>>>vídeo<<<<
Como alterar propriedades de documentos
- Para alterar as propriedades de um documento é necessário primeiro localizá-lo. Clique na opção Adicionar documento, e clique no ícone "Pesquisar". No campo "Pesquisar palavra-chave" digite palavras que podem ser encontradas no documento desejado, conforme a figura abaixo:
- Clique em pesquisar e logo o resultado será mostrado;
- Em seguida, na parte inferior do documento encontrado, clique em "Editar" e a seguinte tela se abrirá:
- O próximo passo é editar as informações sobre o documento:
Título: Insira aqui um título do documento;
Categoria: Escolha uma categoria dentre as existentes a qual o documento se relacione;
Data: Data e hora de inserção do documento;
Miniatura: Caso exista uma imagem de miniatura do documento, escolha aqui;
Website: Caso exista, insira uma url que se relacione de alguma forma com o documento (Não se esqueça de verificar se a url começa com http://);
Descrição: Uma breve descrição do documento inserido.
- Caso esteja tudo certo, clique em para concretizar q inserção do documento;
- Caso mude de idéia e queira cancelar o procedimento, clique em ;
